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項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及檢查中的常見(jiàn)問(wèn)題分析 2017年3月27日 喬書榮 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收主要內(nèi)容 項(xiàng)目驗(yàn)收依據(jù) 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收依據(jù) 驗(yàn)收程序和方法 如何準(zhǔn)備檔案驗(yàn)收 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 項(xiàng)目驗(yàn)收依據(jù) 驗(yàn)收依據(jù)—國(guó)防科工局《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目竣工驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》（2011） 第四條：委托軍工集團(tuán)公司負(fù)責(zé)其成員單位檔案單項(xiàng)驗(yàn)收工作 項(xiàng)目驗(yàn)收依據(jù)： 國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、及相關(guān)規(guī)定； 項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)批復(fù)，包括設(shè)計(jì)變更、方案或概算以及相關(guān)文件； 項(xiàng)目驗(yàn)收依據(jù) 國(guó)防科工局下達(dá)的年度驗(yàn)收計(jì)劃 竣工財(cái)務(wù)決算、審計(jì)資料 引進(jìn)技術(shù)或成套設(shè)備的合同以及國(guó)外提供的設(shè)計(jì)文件等資料 環(huán)保、消防、人防、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、質(zhì)量評(píng)定、檔案等單項(xiàng)驗(yàn)收文件 地方建設(shè)主管部門批準(zhǔn)的具有法律效力的文件（規(guī)劃證、施工證等） 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收依據(jù) 國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法，科工計(jì)[2015]931號(hào) 主要管理規(guī)定：《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》 遵從的標(biāo)準(zhǔn)：《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DAT28-2002）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT22）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GBT11822、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DAT42） 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收依據(jù) 國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法（科工計(jì)[2015]931號(hào)） 六章31條 職責(zé)分工：科工局、軍工集團(tuán)、項(xiàng)目單位 歸檔：建設(shè)單位+參建單位 檔案驗(yàn)收：現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收的必備條件、分段驗(yàn)收 項(xiàng)目檔案管理 職責(zé)分工 科工局：制定制度、監(jiān)督指導(dǎo)檢查、宣貫交流 主管單位：建立檔案工作體系、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收、培訓(xùn)、檔案信息報(bào)送 建設(shè)單位：明確檔案工作職責(zé)、集中管理 歸檔要求：詳細(xì)具體 檔案驗(yàn)收條件：完成批復(fù)內(nèi)容、單項(xiàng)驗(yàn)收完成、財(cái)務(wù)決算審計(jì)、全部材料歸檔 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收依據(jù) 《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（161號(hào)文） 基本要求：完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全 責(zé)任在建設(shè)單位 檔案驗(yàn)收的組織 國(guó)防科工委（局） 或授權(quán)檔案機(jī)構(gòu) 驗(yàn)收組 組長(zhǎng)+專家 不少于5人 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收依據(jù) 驗(yàn)收程序 下達(dá)驗(yàn)收計(jì)劃 申請(qǐng)驗(yàn)收 時(shí)間：竣工驗(yàn)收前2個(gè)月（30天），15個(gè)工作日答復(fù)驗(yàn)收通知 匯報(bào)、監(jiān)理、質(zhì)詢、檢查檔案、宣布意見(jiàn) 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 一、項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況 1．按照DA／T 28—2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，結(jié)合項(xiàng)目產(chǎn)生文件材料的實(shí)際情況，檢查項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。 2．項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的整理與移交符合DA／T28—2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及GB／T11822—2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 二、項(xiàng)目檔案的安全 1. 檔案庫(kù)房采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施，檔案庫(kù)房與閱覽、辦公用房分開。 2．檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)要求。 3. 歸檔文件材料的制成材料符合耐久性要求。 4．采取有效措施保證檔案實(shí)體和信息安全。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 三、檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告的內(nèi)容要求 (1)項(xiàng)目概況（任務(wù)來(lái)源、建設(shè)起止時(shí)間、投資額、項(xiàng)目主要建設(shè)內(nèi)容、主要設(shè)備購(gòu)置清單）； (2)項(xiàng)目檔案管理概況（保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施，項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，檔案種類和數(shù)量、案卷質(zhì)量、竣工圖質(zhì)量）保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施； (3)檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理、試運(yùn)行中的作用； (4)申請(qǐng)驗(yàn)收的檔案目錄 (5)存在的問(wèn)題及解決措施。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提出整改意見(jiàn)，要求項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對(duì)存在的問(wèn)題限期整改，并進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查后仍不合格的，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收，并由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提請(qǐng)有關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）通報(bào)批評(píng)。造成檔案損失的，依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 （一）自評(píng)申報(bào) 項(xiàng)目參建各單位對(duì)照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)自評(píng)，并由項(xiàng)目建設(shè)或監(jiān)理單位將自評(píng)情況匯總，形成書面報(bào)告 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 （二）驗(yàn)收組織 軍工集團(tuán)檔案部門具體組織驗(yàn)收 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議議程： 1.會(huì)議主持人介紹參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員； 2.驗(yàn)收組長(zhǎng)宣布檔案驗(yàn)收組成員名單； 3.項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)匯報(bào)項(xiàng)目建設(shè)概況、項(xiàng)目檔案工作情況； 4.監(jiān)理單位匯報(bào)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的審核情況； 5.驗(yàn)收組提出相關(guān)質(zhì)詢，組長(zhǎng)提出檢察驗(yàn)收的有關(guān)要求； 6.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組檢查項(xiàng)目檔案及檔案管理情況； 7.驗(yàn)收組對(duì)檔案情況打分 8.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)； 9.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組形成并宣布項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見(jiàn)； 10.有關(guān)單位負(fù)責(zé)人講話。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 聽取匯報(bào) 1、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組聽取項(xiàng)目建設(shè)單位和監(jiān)理單位（如果有多個(gè)監(jiān)理，可以選代表）有關(guān)項(xiàng)目概況和項(xiàng)目文件材料收集整理情況口頭匯報(bào)； 2、項(xiàng)目參建各單位（建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理）向驗(yàn)收組提交竣工文件材料編制情況的書面報(bào)告及目錄。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 察看現(xiàn)場(chǎng) 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組察看工地現(xiàn)場(chǎng)及檔案管理現(xiàn)場(chǎng)（如果時(shí)間不夠，工地現(xiàn)場(chǎng)可以不看）； 察看工地主要是增加對(duì)建設(shè)項(xiàng)目本身的認(rèn)識(shí)，從而更全面、準(zhǔn)確地了解和掌握項(xiàng)目檔案的內(nèi)容； 察看檔案管理現(xiàn)場(chǎng)主要是檢查檔案庫(kù)房及設(shè)施設(shè)備。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 檢查檔案 方式：質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷。 數(shù)量：不少于100卷（<100卷，100%；101-1000，30%；>1001，15%) 重點(diǎn)：項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、招投標(biāo)文件、協(xié)議等。 檔案驗(yàn)收檢查方法 （一）組織管理 1、制度體制 5、合同管理 2、同步開展 6、辦公設(shè)備 3、責(zé)任考核 7、信息化 4、人員配備 項(xiàng)目建設(shè)單位認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案法律法規(guī)，建立健全項(xiàng)目檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，建立了切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作的管理體制和工作程序。 項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、建立等參建單位實(shí)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。 項(xiàng)目檔案實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，確定了負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和部門，實(shí)行了各部門和有關(guān)人員檔案工作責(zé)任制，并采取了有效的考核措施。 項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力。 配備適應(yīng)工作需要的檔案管理人員，檔案管理人員經(jīng)過(guò)檔案管理培訓(xùn)。 采用先進(jìn)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理信息化。 保證項(xiàng)目檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，配備了復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)及聲像器材等必備的辦公設(shè)備，滿足工作需要。 （一）組織管理 1．1 制度體制 （1）是否建立了項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度 主要抽查項(xiàng)目建設(shè)單位提供的有關(guān)規(guī)章制度。 1．2 同步開展 項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)對(duì)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督指導(dǎo)。 自覺(jué)接受有關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目檔案工作的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題能及時(shí)整改。 一看相關(guān)文件材料；二看實(shí)際效果。 1．2 同步開展 是否做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行 一看項(xiàng)目檔案工作開展的時(shí)間；二看項(xiàng)目建設(shè)單位和監(jiān)理單位工作計(jì)劃和安排；三看單位工程交工驗(yàn)收記錄；四看申報(bào)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的時(shí)間。 1．3 責(zé)任考核 （1）項(xiàng)目檔案工作實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制 一看項(xiàng)目相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制；二看解決檔案工作實(shí)際問(wèn)題的事例 1．3 責(zé)任考核 是否確定了負(fù)責(zé)檔案工作的部門及領(lǐng)導(dǎo) 一看項(xiàng)目相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制；二看相關(guān)部門形成的有關(guān)文件材料。 1．3 責(zé)任考核 是否采取了有效的考核措施 看相關(guān)部門形成的有關(guān)文件材料，如年度考核記錄、總結(jié)、通報(bào)等。 1．4 人員配備 （1）配備了適應(yīng)工作需要的檔案管理人員 一看相關(guān)的文件材料，二看被檢查項(xiàng)目檔案工作的完成情況 1．4 人員配備 檔案管理人員經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)崗位培訓(xùn) 主要看建設(shè)單位和監(jiān)理單位提供的相關(guān)人員培訓(xùn)證書。 1．5 合同管理 （1）項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理 抽查建設(shè)單位與設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位簽訂的合同文本。 1．5 合同管理 （2）要求明確 抽查建設(shè)單位與設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位簽訂的合同文本。 1．5 合同管理 （3）控制措施有力 一看建設(shè)單位的合同要求，二看建設(shè)單位的結(jié)算規(guī)定，三看各參建單位文件材料歸檔情況。 1．6 辦公設(shè)備 （1）保證檔案工作所需經(jīng)費(fèi) 一看相關(guān)的文件或記錄，二看項(xiàng)目檔案工作的條件。 1．7 信息化 采用先進(jìn)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的信息化。 重點(diǎn)從基礎(chǔ)設(shè)施、資源建設(shè)、應(yīng)用效果三方面考核。 （二）案卷質(zhì)量 1、形成質(zhì)量 （1）齊全完整 （2）真實(shí)準(zhǔn)確 （3）耐久有效 2．1．1 齊全完整 按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》所列內(nèi)容，參考各行業(yè)歸檔范圍的規(guī)定，重要文件歸檔無(wú)遺漏。檢查竣工圖紙（含修改通知單）或征地圖、重要合同、協(xié)議書等重要文件是否缺失。 2．1．2 真實(shí)準(zhǔn)確 （1）所有歸檔文件材料真實(shí)，內(nèi)容準(zhǔn)確，簽署手續(xù)完備。 重點(diǎn)抽查各種施工記錄、結(jié)算材料、進(jìn)場(chǎng)材料質(zhì)量證明文件和會(huì)議紀(jì)要等的簽署手續(xù)。 2．1．2 真實(shí)準(zhǔn)確 （2）竣工圖編制準(zhǔn)確，修改到位，簽署手續(xù)完備，能真實(shí)反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況。檢查竣工圖內(nèi)容與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更，施工及質(zhì)檢記錄是否相符。 重點(diǎn)抽查竣工圖修改是否到位，竣工圖章填寫是否完整，簽署手續(xù)是否完備。 2．1．3 耐久有效 （1）歸檔紙質(zhì)材料字跡清楚，圖樣清晰，頁(yè)面整潔，格式規(guī)范，符合檔案保護(hù)要求 一看紙張質(zhì)量，有無(wú)破損或易破損；二看字跡材料，有無(wú)鉛筆、圓珠筆等易退色筆跡；三看有無(wú)不應(yīng)復(fù)印歸檔但實(shí)際歸復(fù)印件，歸檔文件應(yīng)以原件為好。 2．1．3 耐久有效 （2）錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性 主要檢查歸檔的錄音帶、錄像帶有無(wú)變質(zhì)，能否正常播放。 2．1．3 耐久有效 （3）長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件使用不可擦除型光盤。 主要檢查歸檔光盤的型號(hào)，數(shù)據(jù)是否可讀。 整理質(zhì)量 2．2．1 排列系統(tǒng) 分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)、有序。項(xiàng)目檔案案卷與卷內(nèi)文件的排列符合國(guó)家或?qū)�業(yè)主管部門的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 一看整個(gè)項(xiàng)目的案卷排列是否科學(xué)合理（一般按照項(xiàng)目建設(shè)的階段先后進(jìn)行排列）；二看每一階段案卷排列是否科學(xué)合理（一般綜合性內(nèi)容在前，專業(yè)（題）性內(nèi)容在后）；三看卷內(nèi)文件排列是否科學(xué)合理（一般按問(wèn)題——時(shí)間排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系）。 2. 2. 2 封面脊背 檢查書寫是否正確清晰、與卷內(nèi)文件是否一致，密級(jí)標(biāo)注是否正確。 2．2．3 案卷題名 案卷題名規(guī)范，簡(jiǎn)明扼要，能準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的主要內(nèi)容和特征。責(zé)任者+內(nèi)容+文種一般不超過(guò)60個(gè)字。 重點(diǎn)看能否準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容和特征，其次看表達(dá)是否規(guī)范和簡(jiǎn)明扼要。 2．2．4 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件材料實(shí)物相符，無(wú)錯(cuò)漏；著錄格式符合規(guī)范要求，字跡清晰。 一看著錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確，二看文件條目有無(wú)遺漏；三看著錄格式是否規(guī)范（如補(bǔ)充題名）。 2．2．5 卷內(nèi)備考 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)。不同載體文件的數(shù)量，說(shuō)明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等。 一看有無(wú)標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)（這對(duì)單件裝訂的案卷尤其重要），二看有關(guān)人員簽字是否完備。 2．2．6 紙張折疊 案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊或裱貼為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復(fù)。幅面一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型或國(guó)家通用16開型。圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。 現(xiàn)場(chǎng)抽查。 2．2．7 案卷裝訂 文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；圖紙可不裝訂，但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。整卷裝訂的案卷要整齊、牢固，單份文件裝訂的案卷要在卷內(nèi)每份文件首頁(yè)右上方加蓋、填寫檔號(hào)章。 整卷裝訂和單件裝訂分別抽查。 （三）檔案安全 1、用房設(shè)施 2、檔案裝具 3、安全措施 3．1 用房設(shè)施 檔案庫(kù)房與閱覽、辦公用房“三分開”。檔案庫(kù)房配置有防火、防盜、防水、防有害生物和溫濕度調(diào)控等設(shè)施。 現(xiàn)場(chǎng)檢查。一看檔案用房，二看各種設(shè)施。 3．2 檔案裝具 檔案柜架、卷盒（PH=8）、卷皮等檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)要求。 按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)照檢查。 3．3 安全措施 采取有效措施保證檔案實(shí)體和信息安全。 一看相關(guān)制度、規(guī)定（如庫(kù)房管理制度、保密制度、借閱利用制度、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定），二看實(shí)際效果。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 評(píng)分定等 驗(yàn)收組對(duì)照《檔案驗(yàn)收評(píng)分辦法 》中所列的“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”，逐項(xiàng)進(jìn)行評(píng)議打分，并根據(jù)評(píng)分結(jié)果確定等級(jí)。 最后，驗(yàn)收組組長(zhǎng)要根據(jù)評(píng)定結(jié)果，提出驗(yàn)收意見(jiàn)，由驗(yàn)收組討論通過(guò)。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見(jiàn)反饋單（逐項(xiàng)部分） 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見(jiàn)反饋單（綜合部分） 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 意見(jiàn)反饋 驗(yàn)收組組長(zhǎng)（或由組長(zhǎng)委托驗(yàn)收組其他成員）將驗(yàn)收評(píng)定結(jié)果和驗(yàn)收意見(jiàn)向項(xiàng)目建設(shè)單位和各參建單位進(jìn)行反饋。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 結(jié)果通知 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議結(jié)束后，驗(yàn)收組織單位將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果以書面形式通知項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）。 對(duì)驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由檔案驗(yàn)收組提出書面整改意見(jiàn)，交建設(shè)單位改進(jìn)，整改完后，重新申請(qǐng)驗(yàn)收。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的程序和方法 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果通知的內(nèi)容 驗(yàn)收合格的項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收結(jié)果由驗(yàn)收組織單位發(fā)文。 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 存在的問(wèn)題 近年來(lái)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)許多單位在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中存在著這樣或那樣的問(wèn)題。這些問(wèn)題主要集中在材料收集、檔案整理、保管條件（完整性、系統(tǒng)性、安全性）等幾個(gè)方面。 問(wèn)題原因分析 未建立系統(tǒng)收集檔案材料的制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn) 項(xiàng)目活動(dòng)參與者的培訓(xùn)不充分，責(zé)任落實(shí)不到位 項(xiàng)目的復(fù)雜性造成項(xiàng)目檔案資料收集的復(fù)雜 項(xiàng)目人員與檔案人員缺少充分的溝通 檔案工作投入資源不足 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 材料收集方面 復(fù)印件較多、材料缺少、后補(bǔ)的文件較多 檔案整理方面： 沒(méi)有分類辦法 有辦法，但辦法與實(shí)體分類不一致。 保管條件方面： 有些單位檔案保管條件比較簡(jiǎn)陋，達(dá)不到檔案安全保管的基本要求。 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 改進(jìn)的方法 在材料收集方面，進(jìn)一步完善相關(guān)規(guī)章制度，并制定切實(shí)可行的保障措施（和相關(guān)人員的年度考核、福利待遇掛鉤），確保制度落實(shí)到位。在材料整理方面，制定切合單位實(shí)際情況的檔案分類編號(hào)辦法，并按照辦法實(shí)行，材料整理時(shí)應(yīng)按照有關(guān)要求進(jìn)行。在檔案保管方面，隨著單位的發(fā)展，應(yīng)逐步改善。 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 需要加強(qiáng)收集的材料 項(xiàng)目立項(xiàng)及各審批環(huán)節(jié)的過(guò)程文件 項(xiàng)目管理的過(guò)程文件，項(xiàng)目前期討論的文件 項(xiàng)目相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、組織變更 項(xiàng)目發(fā)表的論文、專利文件、匯編、專刊 實(shí)物檔案未收集，如見(jiàn)證件、巖芯、重要試樣 缺少電子文件收集的制度標(biāo)準(zhǔn)，如函件、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)文件、模型等 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 需要加強(qiáng)收集的材料 基建類 加強(qiáng)設(shè)備、音像方面的材料收集 產(chǎn)品類 除鑒定證書以外，加強(qiáng)以下方面材料的收集： 樣機(jī)試制計(jì)劃、 樣機(jī)試制工藝流程、 試制工藝文件和工藝裝備文件、 樣機(jī)試制運(yùn)行記錄、 樣機(jī)試制過(guò)程紀(jì)要、 設(shè)計(jì)文件補(bǔ)充及更改材料、 設(shè)計(jì)文件更改記錄、 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 設(shè)備類 除開箱材料之外，注意收集考察決策、安裝調(diào)試、維護(hù)（修）、改造方面的材料： 設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃申請(qǐng)書、 設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃投資預(yù)算書、 設(shè)備購(gòu)置技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料、 設(shè)備購(gòu)置批準(zhǔn)書、 設(shè)備購(gòu)置協(xié)議書、訂貨合同、 設(shè)備安裝任務(wù)書、 設(shè)備安裝工藝工程、 設(shè)備精度檢查記錄、試車記錄、 設(shè)備性能檢查與運(yùn)轉(zhuǎn)情況紀(jì)錄、 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 設(shè)備安裝調(diào)試驗(yàn)收單、 設(shè)備安裝驗(yàn)收移交單、 設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)、檢修記錄、 設(shè)備運(yùn)行交接記錄、 設(shè)備事故報(bào)告、 設(shè)備性能安全、精度檢查記錄、 設(shè)備故障修理停車記錄、 設(shè)備送修轉(zhuǎn)交單、 設(shè)備修理完工通知單、 設(shè)備二級(jí)保養(yǎng)記錄、 設(shè)備大修理完工報(bào)告及質(zhì)量檢查記錄、 設(shè)備改進(jìn)方案、改造計(jì)劃 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 照片檔案存在的問(wèn)題： 1、 收集不全。 2、 整理凌亂。 3、 裝具混亂。 尤其是收集不全的問(wèn)題特別突出。 a材料不全 b底片不全 c照片說(shuō)明不全 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 完整性方面： 1、前期文件收集不完整 2、缺工程合法性證明文件；如缺工程核準(zhǔn)、批復(fù)文件，缺土地使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證等。 3、招投標(biāo)文件中缺評(píng)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告和中標(biāo)通知書； 4、質(zhì)監(jiān)文件、設(shè)計(jì)變更文件沒(méi)有閉環(huán)，缺整改結(jié)果反饋材料； 5、調(diào)整內(nèi)容的文件不完整 6、設(shè)備文件不齊全； 7、缺照片、錄音、錄像材料。 8、與項(xiàng)目相關(guān)的過(guò)程文件不完整 要保證項(xiàng)目文件齊全、完整，建設(shè)單位一是要制定歸檔制度，從源頭上保證文件能收集齊全；二是要對(duì)參加工程建設(shè)的各單位、各部門、各環(huán)節(jié)文件的積累、收集加強(qiáng)監(jiān)督、指導(dǎo)； 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 有效性方面主要表現(xiàn)： 1、文件簽字、蓋章手續(xù)不完備。如合同、協(xié)議只蓋章，沒(méi)有法人簽字，或只有簽字，沒(méi)有蓋章；隱蔽工程驗(yàn)收記錄簽字不全，或缺設(shè)計(jì)單位簽字，或缺建設(shè)單位簽字。 2、檔案正本中有些文件不是原件。 3、有些竣工圖沒(méi)蓋竣工圖章，或簽字不全。 4、監(jiān)理文件不規(guī)范 真實(shí)性、準(zhǔn)確性方面主要表現(xiàn)： 1、竣工圖修改不到位，竣工圖沒(méi)有按設(shè)計(jì)變更做相應(yīng)的更改。 2、在施工圖上修改不注明修改依據(jù)。 3、原材料出廠合格證、檢驗(yàn)報(bào)告的日期晚于復(fù)檢日期。 要保證文件有效、真實(shí)、準(zhǔn)確，需要文件形成單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位對(duì)文件的內(nèi)容和形成過(guò)程認(rèn)真審核把關(guān)。 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 安全性 1、檔案保管設(shè)施、設(shè)備不滿足條件（防潮、防火等） 2、電子文件缺少備份和檢驗(yàn)手段 3、各單位普遍缺少檔案修復(fù)能力，殘損檔案不能及時(shí)修復(fù) 4、重要檔案異地、異質(zhì)保存缺少條件 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 系統(tǒng)性 1、檔案分類科學(xué)性不強(qiáng) 2、卷內(nèi)備考不詳細(xì) 其他方面 為追求系統(tǒng)性，把一冊(cè)文件拆為數(shù)冊(cè)分別成卷，破壞了文件的原始完整。 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 項(xiàng)目檔案管理貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，在不同的時(shí)間段或不同的責(zé)任單位有不同的控制要點(diǎn)需要注意。 1、建設(shè)單位在項(xiàng)目籌建、報(bào)批、招投標(biāo)、簽訂合同、設(shè)計(jì)變更等階段，需要特別關(guān)注的節(jié)點(diǎn)是： （1）地質(zhì)勘察報(bào)告、拆遷進(jìn)度表、合同文件（包括承包合同和委托合同）。 （2）勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工招投標(biāo)文件：招標(biāo)書、（中標(biāo)的）投標(biāo)書（未中標(biāo)的投標(biāo)書一般保存兩年即可）、評(píng)標(biāo)報(bào)告（評(píng)標(biāo)報(bào)告是建設(shè)單位歸檔整理時(shí)容易忽視的內(nèi)容之一，但它對(duì)項(xiàng)目核查與審計(jì)意義重大，必須引起建設(shè)單位的重視）缺一不可。 （3）計(jì)量∕支付報(bào)表、工程變更費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)、工程及合同變更處理意見(jiàn)、分包單位資質(zhì)報(bào)審資料等。 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 （4）所有的變更，均要有談判紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)要。變更談判紀(jì)要或與變更有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要也是建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中常常被忽視的內(nèi)容，造成歸檔時(shí)資料不全的現(xiàn)象比較多，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，任何一個(gè)變更都會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度控制造成一定的影響，都會(huì)引起投資額的變化，對(duì)變更必要性的討論和決定過(guò)程是證明變更合理性的證據(jù)，因此，有關(guān)變更的所有談判記錄都必須及時(shí)收集和歸檔。 （5）要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理力度，有效增強(qiáng)項(xiàng)目檔案的監(jiān)管作用，建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，就應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定有關(guān)工程文件、圖紙及其他特殊載體文件的整編歸檔內(nèi)容及各方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，以制度形式將檔案管理真正納入項(xiàng)目管理流程，與程序捆綁，有效實(shí)行節(jié)點(diǎn)控制。設(shè)計(jì)單位的初步設(shè)計(jì)圖和說(shuō)明、技術(shù)設(shè)計(jì)圖和說(shuō)明、設(shè)計(jì)變更文件和圖紙要確保完整、準(zhǔn)確，由建設(shè)單位整理歸檔。 （6）建設(shè)單位在項(xiàng)目交竣工驗(yàn)收階段，要注意對(duì)交（竣）工驗(yàn)收申請(qǐng)、交（竣）工檢測(cè)意見(jiàn)書和交（竣）工監(jiān)督報(bào)告的收集歸檔。 2、監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔過(guò)程中肩負(fù)著雙重的責(zé)任由于監(jiān)理單位在項(xiàng)目建設(shè)中的特殊地位，建設(shè)單位要充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用，在監(jiān)理合同中增加其對(duì)設(shè)計(jì)、施工單位歸檔文件的審核責(zé)任。由監(jiān)理單位對(duì)設(shè)計(jì)單位、施工單位文件材料的形成、積累、立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查，在控制節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審核、簽署，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)令其整改。 因此，監(jiān)理單位在日常工作中，除做好監(jiān)理歸檔文件的收集、整理、歸檔以外，還要注意對(duì)設(shè)計(jì)單位、施工單位歸檔文件資料的附合性、完整性實(shí)施關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)控制。 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 （1）通常監(jiān)理單位對(duì)施工質(zhì)量檢驗(yàn)分析文件都比較重視，對(duì)管理性文件忽略較多，工程質(zhì)量控制不單純是對(duì)原材料、施工質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)分析，質(zhì)量控制還表現(xiàn)在管理過(guò)程中的方法和手段上，因此，監(jiān)理單位與參建單位及業(yè)主的來(lái)往重要函件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理指令（通知）、監(jiān)理回復(fù)、監(jiān)理日志、監(jiān)理工作總結(jié)、開（停復(fù)）工令許可證、進(jìn)度管理文件中的開工和復(fù)工報(bào)審表、工程暫停令、工程延期報(bào)審與批復(fù)表或有關(guān)進(jìn)度控制的會(huì)議記錄要全部歸檔、備忘錄、工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表、工程款支付申請(qǐng)證書、工程變更費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)、分包和供應(yīng)單位資質(zhì)審核表、監(jiān)理工作會(huì)議記錄或紀(jì)要同樣是檔案歸檔不可缺少的內(nèi)容。 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 （2）監(jiān)理單位對(duì)施工、設(shè)計(jì)單位的檔案監(jiān)督主要體現(xiàn)在日常工作中對(duì)設(shè)計(jì)、施工單位需要?dú)w檔的文件資料進(jìn)行把關(guān)，對(duì)文件生成的完整性、真實(shí)性進(jìn)行審核，并隨時(shí)提示設(shè)計(jì)、施工單位對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行收集，促成設(shè)計(jì)單位、施工單位文件材料的形成和積累，以此避免設(shè)計(jì)單位和施工單位在項(xiàng)目驗(yàn)收前臨時(shí)組織人員突擊收集、整理資料，給項(xiàng)目檔案的完整性、有效性、真實(shí)性造成影響。 （3）監(jiān)理單位對(duì)設(shè)計(jì)、施工單位歸檔文件的監(jiān)督審核對(duì)監(jiān)理人員提出了更高的要求，作為監(jiān)理人員一定要掌握設(shè)計(jì)、施工單位歸檔文件的控制節(jié)點(diǎn)，并在工作中對(duì)這些節(jié)點(diǎn)控制文件進(jìn)行關(guān)注，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，才能保證設(shè)計(jì)、施工單位歸檔文件的完整和有效。 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 3、施工單位在文件歸檔中擔(dān)負(fù)著相當(dāng)重要的作用。 項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵控制點(diǎn)就是施工過(guò)程，項(xiàng)目建設(shè)的成效就是在施工過(guò)程中一點(diǎn)一點(diǎn)確立起來(lái)的，所以施工過(guò)程記錄文件在整個(gè)項(xiàng)目檔案中占有非常重要的位置，項(xiàng)目檔案的大部分都體現(xiàn)在施工階段，因此施工單位的文件歸檔就顯得更加重要。 由于施工單位在項(xiàng)目建設(shè)中的特殊作用，相對(duì)于其他參建單位，施工單位的檔案任務(wù)量大、涉及面廣，歸檔工作相對(duì)比較復(fù)雜，但是如果在施工過(guò)程中能夠?qū)�檔案收集、整理節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有效控制，在檔案歸檔時(shí)就可以收到良好的效果。通過(guò)在項(xiàng)目檔案整理過(guò)程中的匯總發(fā)現(xiàn)，施工檔案的不足主要體現(xiàn)在：施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、施工預(yù)算的編制和審查、質(zhì)量事故處理記錄、施工日志等歸檔不全。 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決辦法 原材料試驗(yàn)、施工檢測(cè)、隱蔽工程施工記錄是工程項(xiàng)目質(zhì)量的記錄文件，是工程質(zhì)量判別的依據(jù)；施工技術(shù)準(zhǔn)備文件、設(shè)計(jì)變更、洽談?dòng)涗浳募�和�?duì)變更采取有效施工方法的記錄，是對(duì)施工進(jìn)度、質(zhì)量、投資會(huì)產(chǎn)生重大影響的因素，對(duì)其完整的記錄保存是判別施工管理質(zhì)量的依據(jù)。 因此，施工單位檔案管理人員面對(duì)大量的資料，如果不掌握節(jié)點(diǎn)控制的方法，很容易顧此失彼，遺漏重要資料歸檔。項(xiàng)目檔案不僅是對(duì)項(xiàng)目自身建設(shè)過(guò)程的簡(jiǎn)單記錄，它是項(xiàng)目成果存在和延續(xù)的核心資源，是項(xiàng)目驗(yàn)收、審計(jì)、稽查、后評(píng)價(jià)的依據(jù)，對(duì)項(xiàng)目監(jiān)管具有很大的促進(jìn)作用。真實(shí)、全面、完整地記錄項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，是項(xiàng)目檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)，而把握項(xiàng)目檔案管理中的關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)施節(jié)點(diǎn)控制是提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量最有效的方法之一，每一個(gè)項(xiàng)目檔案管理者都應(yīng)該領(lǐng)會(huì)、引用和發(fā)揚(yáng)光大。 2016年項(xiàng)目檔案檢查問(wèn)題匯總 2016年項(xiàng)目檔案檢查問(wèn)題匯總 2016年項(xiàng)目檔案檢查問(wèn)題匯總 2016年項(xiàng)目檔案檢查問(wèn)題匯總 2016年項(xiàng)目檔案檢查問(wèn)題匯總 2016年項(xiàng)目檔案檢查問(wèn)題匯總 2016年項(xiàng)目檔案檢查問(wèn)題匯總 謝謝！KmU紅軟基地

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