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  會計檔案管理與案卷格式規(guī)范 主講：張學(xué)新 會計檔案管理與案卷格式規(guī)范 一、概述 二、會計檔案的概念、作用 三、歸檔與不歸檔范圍 四、會計檔案的分類整理 五、保管與移交 六、會計檔案的鑒定和銷毀 一、概述 1984年財政部、國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)了《會計檔案管理辦法》，1986年自治區(qū)財政廳、檔案局出臺了《新疆維吾爾自治區(qū)會計檔案管理實施辦法》，對會計檔案的整理、分類、立卷、歸檔、移交、接收、鑒定、銷毀、利用等做出了具體規(guī)定。從而使會計檔案逐步走向規(guī)范。1998年國家財政部、檔案局在總結(jié)原《會計檔案管理辦法》實施的情況和充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，依據(jù)《會計法》和《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對《會計檔案管理辦法》進(jìn)行了修訂，一直執(zhí)行至現(xiàn)在。2008年6月，為適應(yīng)會計檔案整理需要，進(jìn)一步規(guī)范會計檔案案卷格式又出臺了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008），進(jìn)一步做出了詳細(xì)、具體的規(guī)定。這里我就會計檔案管理和案卷格式規(guī)范結(jié)合兩個標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行講解，與大家共同探討。 《會計檔案案卷格式》 注：此辦法從2009年已經(jīng)開始執(zhí)行，我縣按照《瑪納斯縣會計檔案案卷格式》從2010年開始執(zhí)行，新辦法之前的沿用老方法保持不變。 二、會計檔案的概念、作用 1、概念 會計檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他組織在經(jīng)濟(jì)管理活動中產(chǎn)生的會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等具有保存價值并作為歷史記錄保存起來的會計核算材料。 《辦法》第五條規(guī)定：會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。 會計憑證：是各單位經(jīng)費收支的原始記錄，是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，是會計記賬的依據(jù)。 會計賬本：是以會計憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學(xué)地記錄和反應(yīng)各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿冊。 財務(wù)報告：是總括和反應(yīng)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在一定時期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支情況的報告性文件。 2、作用 會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映。通過會計檔案，可以了解每項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈；可以檢查一個單位是否遵守財經(jīng)紀(jì)律，在經(jīng)濟(jì)活動中有無違法亂紀(jì)等行為；為解決債券債務(wù)糾紛和民生問題提供依據(jù)；會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家和地區(qū)制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定 經(jīng)營決策提供參考。  三、歸檔與不歸檔范圍 1、歸檔范圍：凡是在會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及其他類的會計專業(yè)核算材料等，都必須歸檔。 （1）會計憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證（包括工資表）。 （2）會計帳簿：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿。 （3）財務(wù)報告：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報表。 （4）其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)材料，會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。 注意：采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)將打印出的紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔。 2、不歸檔范圍： 財務(wù)預(yù)算、計劃、制度等文件材料，不屬會計檔案歸檔范圍，應(yīng)當(dāng)歸文書檔案管理。 四、會計檔案的整理 （一）、整理的時間：各單位每年形成的會計檔案，在會計年度終了后，應(yīng)當(dāng)由會計部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊（會計檔案案卷目錄），3月底前完成會計檔案整理歸檔工作。 （二）、會計檔案整理 1、會計憑證整理： 2、會計賬簿整理： 3、財務(wù)報告整理： （三）會計檔案分類、排列、編號 （四）會計檔案案卷目錄填寫及裝訂 1、會計憑證整理 （1）、立卷和裝訂：一冊為一卷 ；工資表要抽出單獨立卷。 （2）、 會計憑證封面項目填寫： （3）、 裝盒： 單 位 統(tǒng) 一 ：mm 會計憑證封面格式 (2）會計憑證封面項目填寫 2.2 封面項目的填寫方法 2.3.1 單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。如：“瑪納斯縣財政局”、“瑪納斯縣經(jīng)貿(mào)委”，不得簡稱“本局”、“本委”、“本辦”等。 2.3.2 會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱。如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預(yù)算內(nèi)（外）會計憑證”等。 2.3.3 起止時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。 2.3.4 冊數(shù)：填寫2.3.3時間界定內(nèi)會計憑證的冊數(shù)。 2.3.5 冊次：填寫本冊會計憑證的序號。 2.3.6 記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。 2.3.7 記賬憑證數(shù)：填寫記賬憑證的張數(shù)。 2.3.8 附件數(shù)：填寫本冊會計憑證的附件張數(shù)。 2.3.9 會計憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的合計張數(shù)。 2.3.10 會計主管：填寫單位內(nèi)部具體負(fù)責(zé)會計工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。 2.3.11 裝訂人：填寫負(fù)責(zé)該本會計憑證裝訂的人員。 2.3.12 裝訂時間：填寫該本會計憑證裝訂結(jié)束的時間。 2.3.13 備注：填寫該本憑證需要說明的事項。 2.5 全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。 2.6 目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。 2.7 案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。 （3）、會計憑證盒填寫方法 3.2.2 正面項目 3.2.2.1 單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記賬憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間、全宗號、目錄號、案卷號，根據(jù)會計憑證封面的有關(guān)項目對應(yīng)填寫，填寫方法與記賬憑證封面一致。 3.2.2.2 時間：填寫本盒會計憑證所屬年月。 3.2.2.3 歸檔時間：填寫單位內(nèi)財務(wù)部門向檔案部門移交會計檔案的年月日。 3.2.2.4 立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。 3.2.2.5 保管期限：根據(jù)財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。 會計檔案歸檔范圍及保管期限 2、會計賬簿整理 （1） 立卷和裝訂：一本為一卷； 特殊情況特殊對待 （2）裝訂時在會計賬簿的首頁加賬簿啟用及接交表和賬戶目錄 。 （3） 會計賬簿封面、封底項目填寫： （4） 會計賬簿裝盒：一卷或數(shù)卷裝一盒，裝滿為止。不同保管期限的檔案要分開裝盒。 （5）會計檔案盒項目填寫： 單 位 統(tǒng) 一 ：mm （2） 賬簿啟用及接交表填寫方法 6.3.1.2.1 單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，并加蓋公章，填寫要求與記賬憑證封面上的“單位名稱”相同。 6.3.1.2.2 賬簿名稱及編號：填寫該賬簿所屬的類別及其排列順序號。 6.3.1.2.3 賬簿頁數(shù)：填寫該賬簿中有內(nèi)容記載的賬簿頁數(shù)(空白賬頁除外)。 6.3.1.2.4 賬簿起止時期：填寫該賬簿啟用和終止的年月日。 6.3.1.2.5 經(jīng)管人員：填寫單位內(nèi)管理財務(wù)的負(fù)責(zé)人姓名、會計姓名、復(fù)核姓名、出納姓名。 6.3.1.2.6 接交記錄：該賬簿在使用過程中人員發(fā)生變化時，由接管和交出雙方分別簽名，并填寫接交日期，同時，經(jīng)管人員要填寫職別并簽名。 6.3.1.2.7 備注：填寫該賬簿中需要特別說明的情況。 6.3.1.2.8 印花稅：在印有“貼印花稅”的空格處貼上印花稅票。 6.3.1.2.9 檔號：按照本單位檔案分類編號方案的要求填寫該賬簿的編號。 單 位 統(tǒng) 一 ：mm 帳簿啟用及接交表背面格式 (3)會計賬簿、報表封面 （3）會計賬簿、報表封面項目填寫 4.2 會計賬簿、報表封面項目的填寫方法 4.2.1 單位名稱：與會計憑證封面一致。 4.2.2 類別：填寫會計檔案分類（四大類）所對應(yīng)的類，賬簿類或財務(wù)報告類。 4.2.3 起止時間：賬簿或財務(wù)報告的起止時間。 4.2.4 保管期限：填寫按照《會計檔案保管期限表》規(guī)定確定的保管期限。 4.2.5 件數(shù)：會計檔案卷內(nèi)目錄所填寫的順序止號。 4.2.6 頁數(shù)：填寫該會計檔案的總頁數(shù)。 4.2.7 歸檔號：與案卷號一致。 4.3 會計賬簿、報表封底項目 4.3.1 會計賬簿、報表封底就是會計檔案備考表項目。填寫方法同后卷內(nèi)備考表 (5)、會計檔案盒項目填寫方法 5.3.2 正面項目的填寫方法（會計賬簿、財務(wù)報表等） 5.3.2.1 全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。 5.3.2.2 案卷題名：由整理會計憑證的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類別，如：“瑪納斯縣財政局二○○九年度(或上半年、下半年、季度)財務(wù)報告”、“瑪納斯縣發(fā)改委二○○九年行政(或事業(yè)、或工會)現(xiàn)金日記賬”。文字力求簡練、明確。 5.3.2.3 起止時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。 5.3.2.4 卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計檔案的卷數(shù)和張數(shù)。 5.3.2.5 保管期限：按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。見附表。 5.3.2.6 全宗號、目錄號：填寫方法與會計憑證盒上的“全宗號”、“目錄號”的要求相同。 5.3.2.7 案卷號：填寫本盒內(nèi)會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。 5.5.3.2.8 盒號：盒號是同一全宗、同一目錄內(nèi)按照案卷順序號裝盒排列后檔案盒的編號。 3、財務(wù)報告整理： （1）整理裝訂：一般可以按照月報、季報、年報的種類分別立卷，年度財務(wù)決算報告要單獨立卷；一般一件（或一年）為一卷（含填表說明、文字分析）；本單位的報表與下屬單位的會計報表，應(yīng)當(dāng)分開立卷。 （2）封面項目填寫：同會計賬簿。 （3）卷內(nèi)目錄、備考表填寫： （4）裝盒：一卷或者數(shù)卷裝一盒。不同保管期限的不能裝在一起。 注：凡是永久、長期保管的會計檔案，禁止用不耐久材料制成，否則在整理裝訂時，必須要進(jìn)行搶救（復(fù)制），原件與復(fù)制件同時存檔，確保檔案的安全保管。 （1）卷內(nèi)目錄填寫 8.4 卷內(nèi)目錄的填寫方法 8.4.1 順序號：以卷內(nèi)文件材料排列先后順序填寫序號，亦即件號。 8.4.2 責(zé)任者：填寫檔案內(nèi)容產(chǎn)生的團(tuán)體和個人，即文件材料的生成部門或個人。 8.4.3 文號：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。 8.4.4 題名：即文件材料標(biāo)題，一般應(yīng)照實抄錄，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[ ]”號。 8.4.5 日期：填寫文件材料的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：20070619。 8.4.6 頁號：填寫卷內(nèi)文件材料所在起頁的編號，最后一條條目在填寫頁號項時，應(yīng)標(biāo)明起止頁號。 8.4.7 備注：在需要說明情況的文件材料欄內(nèi)打“*”號，并將需說明的情況填寫在備考表中。 （2）備考表的填寫 9.3 備考表項目的填寫方法 9.3.1 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料缺損、修改補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的管理人員填寫并簽名，標(biāo)注時間。 9.3.2 立卷人：由負(fù)責(zé)立卷者簽名。 9.3.3 檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。 9.3.4 立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。 9.3.5 檢查時間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日。 9.4 適用范圍: 卷內(nèi)備考表適用于會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和其他類會計檔案的整理。 （三）會計檔案分類、排列、編號 1、分類： 一般情況（普通機(jī)關(guān)） （1）種類（憑證、帳簿、財務(wù)報告、其它）——年度 （2）年度——種類 特殊情況（財政機(jī)關(guān)） （3）種類——年度——組織機(jī)構(gòu) （4）組織機(jī)構(gòu)——種類——年度 2、案卷排列編號 例1：一般單位會計檔案的排列示意 1997 會 1、憑證類 1998 …. …. 12月 計 1997 銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬 2、帳簿類 1998 …. 總帳、分類帳、明細(xì)帳、日記帳.. … 檔 1997 年報 3、財務(wù)報告類 1998 季報 …. 月報 案 4、其他 類 1997 2、案卷排列編號 在最末級類目下每一類按時間先后 順序、區(qū)分保管期限排列，分別編制跨年度的案卷號。 一般情況下，同一年度的憑證按時間先后順序排列，憑證種類和數(shù)量多的單位可先按憑證種類排列，再按月順序排列 。工資表作為憑證類與憑證分開排列。同一年度的帳簿一般按帳簿種類（依次為總帳、分類帳、明細(xì)帳、日記帳、其他帳等）進(jìn)行排列，不同保管期限的賬簿分開排列。本單位年度財務(wù)報告與季報、月報分開排列。 檔號編制要做到：在一個全宗內(nèi)目錄號不重復(fù)；在一本目錄內(nèi)案卷號不重復(fù)；在一個案卷內(nèi)頁號（件）不重復(fù)。 例1：會計憑證。1996年會計憑證1月份2本、2月份2本、3月份5本、4月份8本... ...12月8本，全年共50本，1997年1月份3本、2月份2本、3月份5本、4月份6本... ...12月6本全年為46本。 案卷號為： 1997年1月第一本若編為1號，依次類推，案卷號為1-----50號 ，1998年接著1996年編號為51---96號。接近4位數(shù)時可斷開，另從1開始編號。同時，原來所給定的目錄號也要隨之變動（由綜合檔案室統(tǒng)一給定）。 例2：會計賬簿。1997年有銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、總賬、分類賬、收款明細(xì)帳、付款明細(xì)帳、往來賬。1998年亦如此。 案卷號為：1997年25年保管期限帳為1、2， 1998年為3、4。1997年15年保管期限帳為1---5號，1998年為6---10號。不同保管期限的賬簿要分開排列編卷號，其他依次排列。 例3：財務(wù)決算。每年一本（卷），從1997年開始至2010年，共14本。 案卷號為：1---14號。 其他類根據(jù)材料情況排列編號，有的要放在全宗卷中。 （四）會計檔案案卷目錄填寫及裝訂 1、會計檔案案卷目錄填寫 7.3 填寫方法 7.3.1 案卷號：根據(jù)整理會計檔案時會計憑證盒或會計檔案盒上的對應(yīng)項目填寫。 7.3.2 類別：填寫該卷會計檔案所屬的類別，如：“會計憑證類”、“會計賬簿類”、“財務(wù)報告類”等。 7.3.3 題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計檔案盒上的“案卷題名”相同。 7.3.4 起止時間；填寫該卷檔案啟用和終止的時間，年月日用8位阿拉伯?dāng)?shù)字分兩行填寫，月日不足2位的在前面補(bǔ)0。 如： 7.3.5 保管期限：根據(jù)整理會計檔案確定的保管期限填寫。 7.3.6 卷內(nèi)頁數(shù)：指會計憑證總頁數(shù)、賬頁總也頁數(shù)或財務(wù)報告的總頁數(shù)，根據(jù)該卷會計檔案的具體頁數(shù)填寫。 7.3.7 備注：填寫記賬憑證起止號或其他需要說明的事項。 單 位 統(tǒng) 一 ：mm 圖A 會計檔案目錄格式 2、案卷目錄裝訂  會計檔案案卷號確定后，編制案卷目錄，完成后應(yīng)用規(guī)范的目錄夾裝訂，案卷目錄分類別分別裝訂，當(dāng)一個目錄夾裝完后，應(yīng)從新的年度開始啟動新的目錄夾（這也就是說案卷號又要從1開始編）。 五、保管與移交： 1、保管： 在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管會計檔案。出納人員不得兼管會計檔案。 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度，及時登記會計檔案利用情況。 2、移交： 當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計部門保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清單（移交清單格式10.1項），向本單位檔案部門移交，統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，由會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定的兼職人員保管。 單 位 統(tǒng) 一 ：mm 圖A 會計檔案移交清單格式 會計檔案移交清單填寫 10.3會計檔案移交清單填寫方法 10.3.1 年度：填寫需要移交的會計檔案所屬年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。 10.3.2 移交部門及移交人：由單位內(nèi)財務(wù)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。 10.3.3 接收部門及接收人：由單位內(nèi)檔案部門或接收會計檔案的有關(guān)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。 10.3.4 監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理接交檔案手續(xù)的人員簽名。 10.3.5 移交時間：填寫辦理會計檔案移交手續(xù)的年月日。 10.3.6 備注：填寫移交范圍的會計檔案中需標(biāo)明的情況。 六、會計檔案的鑒定和銷毀 （一）會計檔案鑒定的依據(jù)：會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點分為：永久、定期兩種。會計檔案保管期限中的永久保存為50年以上。定期保管分為：25年、15 年、10年、5年等幾個層次。見會計檔案保管期限表，各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 （二）會計檔案的鑒定 第一步：初步鑒定。是在會計核算材料整理過程中由會計人員完成。 第二步：復(fù)查鑒定。檔案部門接收會計部門移交的檔案后，要定期會同會計人員對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行復(fù)查鑒定。 第三步：銷毀鑒定。對保管期滿可以銷毀的檔案，由檔案部門提出意見，再由會計部門與檔案部門共同鑒定，造具銷毀清冊，經(jīng)過批準(zhǔn)可以銷毀。 （三）會計檔案的銷毀 會計檔案的處置就是對已滿一定保管期限的會計檔案做出繼續(xù)保存或剔除銷毀決定的一項會計檔案管理活動。 1.保管期滿但未結(jié)清的債務(wù)債權(quán)的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，繼續(xù)加以保存，并保管到未了事項完結(jié)時為止，單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 2. 正在建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。 3、銷毀會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊（或稱清單），單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。    4、銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員監(jiān)銷。 5、監(jiān)銷人要在銷毀會計檔案之前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。 強(qiáng)調(diào)幾點： 1、從整理2010年檔案開始，會計檔案案卷格式項目要按照《瑪納斯縣會計檔案案卷格式》填寫。 2、檔案裝具要使用由縣檔案局監(jiān)制的統(tǒng)一裝具。 3、關(guān)于會計檔案移交問題。 謝謝大家！ 再見！iuO紅軟基地

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